Política de tratamiento de datos personales

AUTORIZACIÓN PARA LLEVAR A CABO EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al aceptar y otorgar este consentimiento previo, expreso e informado, EL CLIENTE autoriza a PORESCRITO.CO para llevar a cabo la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, datos sensibles y cookies suministrados por el cliente.

Para el tratamiento de datos sensibles se requiere que el titular autorice explícitamente a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Para el caso concreto, se tratarán datos sensibles cuándo sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso administrativo o judicial.

1. FINALIDAD

Señor titular, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales tiene como finalidad:

• Cumplir los contratos y prestar los servicios contratados en PORESCRITO.CO.
• Proyectar documentos de tipo contractual o que generen consecuencias legales, reclamaciones o peticiones a las autoridades.
• Publicitar y ofrecer servicios de PORESCRITO.CO.
• Procesos internos para el desarrollo y operación de la plataforma PORESCRITO.CO.
• Actualización de la plataforma de PORESCRITO.CO, procesos de archivo y procesos de protección de datos.
• Transmisión de datos a terceros con fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
• Tratar toda la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
• Control y la prevención del fraude y de lavado de activos, consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para ejecutar procedimientos de comprobación de LA/FT.
• Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el usuario para ofrecerle servicios y productos.

2. CARÁCTER FACULTATIVO

Señor titular, PORESCRITO.CO se reserva el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuándo estas versen sobre datos sensibles, que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.

3. DERECHOS DEL TITULAR

Como titular de sus datos personales los clientes de PORESCRITO.CO tienen derecho a:

    a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

    b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

    c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

    d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

    e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

    f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PORESCRITO.CO en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se permite informar que es administrado a través de ASESORÍAS JURÍDICAS DE CONFIANZA S.A.S. BIC identificada con Nit No.  900490443-5; quiénes se encuentran ubicados en la ciudad de Tunja – Boyacá – Colombia, dirección física Avenida Colón # 23 – 65 – Barrio Santa Lucía; quiénes cuentan con las direcciones de correo electrónico: info@asesoriasjuridicasdeconfianza.com y respuestas@porescrito.co y teléfono de contacto: (+57) 320 200 1331, allí se recibirán, tramitarán, atenderán y responderán sus peticiones, consultas y reclamos frente a la actualización, corrección o supresión de sus datos personales, entre otras autorizadas por la ley.

Una vez autorizado, PORESCRITO.CO podrá hacer el Tratamiento de datos descritos para fines profesionales, comerciales, administrativos, contables y publicitarios sin que esto implique comercialización o circulación de los datos tratados, aplicando las excepciones establecidas en la ley.

 

POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El objetivo de la política de protección de datos personales, es establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales registrados por los clientes en la base de datos PORESCRITO.CO, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para PORESCRITO.CO. 

1. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política para la protección de datos personales, se entiende por:

    a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

   b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

   c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

   d) Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

   e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

   f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

   g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

   h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política para la protección de datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

   a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

   b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

   c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

   d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

   e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

   f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

   g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento:

   h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

3. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales por parte de PORESCRITO.CO no será necesaria cuando se trate de:

    a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

    b) Datos de naturaleza pública;

    c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

    d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

    e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

    f) Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

 

4. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PORESCRITO.CO en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales de su cliente deberán cumplir los siguientes deberes:

    a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

    b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

    c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

    d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

    e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

    f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

    g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

    h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

    i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

    j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

    k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

    l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

    m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

    n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

    o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, POR ESCRITO.CO, presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

1. Nombre completo y apellidos
2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
3. Medios para recibir respuesta a su solicitud.
4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
5. Firma (si aplica) y número de identificación.

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PORESCRITO.CO n, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación; podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

De acuerdo con lo anterior, se aplicarán los siguientes procedimientos específicos:

6. CONSULTAS DE DATOS PERSONALES 

Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. PORESCRITO.CO deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por PORESCRITO.CO, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante PORESCRITO.CO, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida PORESCRITO.CO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier caso, el Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PORESCRITO.CO.

8. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 5 de mayo de 2020. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, una vez cumplido el término establecido, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.